公司订花发票收据要准备甚么？抬头、采购编号与报销时限
最后更新：2026年9月22日
重点摘要：公司订花需要报销，应在落单时就说明需要正式发票，并提供公司注册名称及地址；只需付款证明的话，可索取电子收据。采购编号（PO）和成本中心写在订单备注，不要写在心意卡上。花店采用全额预付，付款截图要显示时间及金额；经 PayPal 以信用卡付款需加收货款 4% 附加费，报销金额要把这部分计算在内。
公司报销订花通常需要哪几份文件？
最常见的是三份：落单前的总额确认、付款证明，以及收据或正式发票。不同公司的财务要求不同，第一步应该先问财务部需要哪一份，而不是订完花才补文件。
| 文件 | 用途 | 何时取得 |
|---|---|---|
| 总额确认（款式、运费、附加费） | 内部批核预算 | 落单前，客服会列明总额 |
| 付款证明 | 证明已付款及付款日期 | 付款后自行保存截图或银行纪录 |
| 电子收据 | 一般报销或个人垫支 | 付款确认后向客服索取 |
| 正式发票 | 公司入账、须显示公司抬头 | 必须在落单时说明并提供公司资料 |
Blue Forest 蓝之森花店可提供电子收据；企业报销需要正式发票，则须在落单时说明，并提供公司名称及地址。额外费用只有三类：运费、节日附加费及加购配件（例如星星 LED 气球 $78、花束专用袋 $10）。总额确认上会逐项列明，财务审批时较容易核对。
发票抬头应该怎样写才不用重开？
发票抬头应写公司的注册全名，而不是品牌名或部门名。不少公司对外用英文品牌，注册名称却是另一个中文或英文全名，财务入账时只接受后者。
- 从商业登记证、过往发票或公司信纸复制全名，包括「有限公司」「Limited」等字眼。
- 集团旗下有多间子公司时，确认今次由哪一间付款。
- 一并提供公司地址，中英文以财务要求为准。
- 若需要列明部门或经手人，在落单时一次过说明。
抬头资料最好由财务或行政同事以文字提供，不要凭记忆输入。发票发出后才发现抬头错误，重新处理会拖慢报销进度。
采购编号和成本中心应该写在哪里？
采购编号、成本中心和内部审批编号，应写在订单备注，而不是心意卡。心意卡会随花送到收花人手上，内部编号出现在卡上既不专业，也可能泄露公司资料。
如需要在发票上显示采购编号，请在落单时提出，并由客服确认可否加入。批量订单可在名单表格另设「内部备注」一栏，把编号与每一行对应，方便日后核对；表格的设计方法可参考企业送花规划指南中的批量订单部分。
发票上的项目描述要顾及私隐吗？
要。发票会经过财务、审批人甚至核数师之手，项目描述宜中性，例如写「花礼」或「鲜花」即可，毋须写「某员工病假慰问」或「某客户家人丧事」。
同样道理，收花人的姓名和病况不一定需要出现在发票上。若内部报销系统要求填写用途，可由经手同事在系统内以「员工关怀」「客户关系」等类别处理，把敏感资料留在较少人看到的地方。
支付方式会否影响报销？
会。不同支付方式的证明文件和金额可能不同，选择前要配合公司的报销规则。订单采用全额预付，不设货到付款，未付款不会正式留位。
- 转数快 FPS、PayMe、汇丰或中国银行转账：金额与货款一致，付款截图即可作证明。
- 信用卡（经 PayPal）：需加收货款 4% 附加费，报销时要确认公司是否接受这部分费用。
- PayPal：主要适用于海外客户。
在 Blue Forest 付款后，请以 WhatsApp 传送截图，并附订花人姓名、付款金额、订单号或收花人姓名；截图需显示时间及金额，营业时间内一般 30 分钟至 1 小时内确认。所有订单以收款当天作实，跨月报销时要留意这个日期。付款细节可查看支付方式页面。
预算批核时，哪些费用容易被遗漏？
最常被遗漏的是运费和节日因素。批核金额只写花束价钱，到付款时才发现要加运费，便要重新申请，拖慢整个流程。
- 运费：九龙及部分新界（西）标准地区 $80，港岛 $100，偏远地区 $100–$250 不等；标准地区订单满 $600 免运费，但情人节、母亲节等节日期间除外。
- 多个地址：同一张订单送多个地址，每个地址独立计算运费。
- 节日价格：情人节、母亲节期间花材成本上升，价格可能调整。
- 即日及夜间送花：即日送花需另收附加费，由客服按距离与时间报价；18:00 后送花需额外 $100–$200。
- 改期改址：收花人缺席或地址错误需改期改址，须另付 $150 或以上，这类费用往往没有预算，应尽量避免。
较稳妥的做法，是以客服列明的最终总额申请批核，而不是以产品页的花束价钱申请。
按报销限期倒推，应该几时落单？
先确认公司的报销截止日，再由送花日期向前倒推，预留处理文件的时间。以下是一个实用次序：
- 向财务确认所需文件、抬头及报销截止日。
- 向花店查询款式及总额，连同运费一并交上司批核；各区运费如何计算，可参考香港送花费用的计算方法。
- 一般订单提前 3–5 天落单，并在落单讯息中写明「需要正式发票」及公司资料。
- 付款并传送截图，保存银行纪录。
- 收到收据或发票后即时核对抬头、金额和日期，有错即时提出。
- 连同采购编号及审批纪录提交报销。
企业节日派发员工花束建议提前 2 星期落单，文件处理时间亦应相应提前。
常见问题
公司可以先收花、后付款吗？
不可以。所有订单均需全额预付，不设货到付款；长期合作或大量订单的安排，可 WhatsApp 与客服商讨。
同事私人垫支，收据可以写公司名吗？
可以在落单时说明需要以公司名称开立，并提供公司名称及地址；至于个人垫支能否用公司抬头文件报销，请先向公司财务确认。
付款后发现订错款式，可以取消退款吗？
鲜花属订制产品，订单确认后不设取消或退款，所以款式、日期和抬头应在付款前一次核对清楚。
公司抬头只有英文名称，可以照用吗？
可以，抬头应与公司注册名称一致，中文或英文按财务要求提供；请在落单时以文字传送完整名称及地址，由客服确认后开立。
代上司订花，付款人和送花人不同怎么处理？
文件以付款的公司或个人为准，卡片则写实际送花的人。分清两者的写法，可参考代订花时付款人与送花人的分别。
准备好公司抬头、地址及采购编号后，可在网站落单或 WhatsApp 6301 4433，并在第一则讯息写明需要正式发票。客户开张、搬迁等常见企业场合，可先参考祝贺花篮系列。
