公司訂花發票收據要準備甚麼？抬頭、採購編號與報銷時限
最後更新：2026年9月22日
重點摘要：公司訂花需要報銷，應在落單時就說明需要正式發票，並提供公司註冊名稱及地址；只需付款證明的話，可索取電子收據。採購編號（PO）和成本中心寫在訂單備註，不要寫在心意卡上。花店採用全額預付，付款截圖要顯示時間及金額；經 PayPal 以信用卡付款需加收貨款 4% 附加費，報銷金額要把這部分計算在內。
公司報銷訂花通常需要哪幾份文件？
最常見的是三份：落單前的總額確認、付款證明，以及收據或正式發票。不同公司的財務要求不同，第一步應該先問財務部需要哪一份，而不是訂完花才補文件。
| 文件 | 用途 | 何時取得 |
|---|---|---|
| 總額確認（款式、運費、附加費） | 內部批核預算 | 落單前，客服會列明總額 |
| 付款證明 | 證明已付款及付款日期 | 付款後自行保存截圖或銀行紀錄 |
| 電子收據 | 一般報銷或個人墊支 | 付款確認後向客服索取 |
| 正式發票 | 公司入帳、須顯示公司抬頭 | 必須在落單時說明並提供公司資料 |
Blue Forest 藍之森花店可提供電子收據；企業報銷需要正式發票，則須在落單時說明，並提供公司名稱及地址。額外費用只有三類：運費、節日附加費及加購配件（例如星星 LED 氣球 $78、花束專用袋 $10）。總額確認上會逐項列明，財務審批時較容易核對。
發票抬頭應該怎樣寫才不用重開？
發票抬頭應寫公司的註冊全名，而不是品牌名或部門名。不少公司對外用英文品牌，註冊名稱卻是另一個中文或英文全名，財務入帳時只接受後者。
- 從商業登記證、過往發票或公司信紙複製全名，包括「有限公司」「Limited」等字眼。
- 集團旗下有多間子公司時，確認今次由哪一間付款。
- 一併提供公司地址，中英文以財務要求為準。
- 若需要列明部門或經手人，在落單時一次過說明。
抬頭資料最好由財務或行政同事以文字提供，不要憑記憶輸入。發票發出後才發現抬頭錯誤，重新處理會拖慢報銷進度。
採購編號和成本中心應該寫在哪裏？
採購編號、成本中心和內部審批編號，應寫在訂單備註，而不是心意卡。心意卡會隨花送到收花人手上，內部編號出現在卡上既不專業，也可能洩露公司資料。
如需要在發票上顯示採購編號，請在落單時提出，並由客服確認可否加入。批量訂單可在名單表格另設「內部備註」一欄，把編號與每一行對應，方便日後核對；表格的設計方法可參考企業送花規劃指南中的批量訂單部分。
發票上的項目描述要顧及私隱嗎？
要。發票會經過財務、審批人甚至核數師之手，項目描述宜中性，例如寫「花禮」或「鮮花」即可，毋須寫「某員工病假慰問」或「某客戶家人喪事」。
同樣道理，收花人的姓名和病況不一定需要出現在發票上。若內部報銷系統要求填寫用途，可由經手同事在系統內以「員工關懷」「客戶關係」等類別處理，把敏感資料留在較少人看到的地方。
付款方式會否影響報銷？
會。不同付款方式的證明文件和金額可能不同，選擇前要配合公司的報銷規則。訂單採用全額預付，不設貨到付款，未付款不會正式留位。
- 轉數快 FPS、PayMe、滙豐或中國銀行轉帳：金額與貨款一致，付款截圖即可作證明。
- 信用卡（經 PayPal）：需加收貨款 4% 附加費，報銷時要確認公司是否接受這部分費用。
- PayPal：主要適用於海外客戶。
在 Blue Forest 付款後，請以 WhatsApp 傳送截圖，並附訂花人姓名、付款金額、訂單編號或收花人姓名；截圖需顯示時間及金額，營業時間內一般 30 分鐘至 1 小時內確認。所有訂單以收款當天作實，跨月報銷時要留意這個日期。付款細節可查看付款方式頁面。
預算批核時，哪些費用容易被遺漏？
最常被遺漏的是運費和節日因素。批核金額只寫花束價錢，到付款時才發現要加運費，便要重新申請，拖慢整個流程。
- 運費：九龍及部分新界（西）標準地區 $80，港島 $100，偏遠地區 $100–$250 不等；標準地區訂單滿 $600 免運費，但情人節、母親節等節日期間除外。
- 多個地址：同一張訂單送多個地址，每個地址獨立計算運費。
- 節日價格：情人節、母親節期間花材成本上升，價格可能調整。
- 即日及夜間送花：即日送花需另收附加費，由客服按距離與時間報價；18:00 後送花需額外 $100–$200。
- 改期改址：收花人缺席或地址錯誤需改期改址，須另付 $150 或以上，這類費用往往沒有預算，應盡量避免。
較穩妥的做法，是以客服列明的最終總額申請批核，而不是以產品頁的花束價錢申請。
按報銷限期倒推，應該幾時落單？
先確認公司的報銷截止日，再由送花日期向前倒推，預留處理文件的時間。以下是一個實用次序：
- 向財務確認所需文件、抬頭及報銷截止日。
- 向花店查詢款式及總額，連同運費一併交上司批核；各區運費如何計算，可參考香港送花費用的計算方法。
- 一般訂單提前 3–5 天落單，並在落單訊息中寫明「需要正式發票」及公司資料。
- 付款並傳送截圖，保存銀行紀錄。
- 收到收據或發票後即時核對抬頭、金額和日期，有錯即時提出。
- 連同採購編號及審批紀錄提交報銷。
企業節日派發員工花束建議提前 2 星期落單，文件處理時間亦應相應提前。
常見問題
公司可以先收花、後付款嗎？
不可以。所有訂單均需全額預付，不設貨到付款；長期合作或大量訂單的安排，可 WhatsApp 與客服商討。
同事私人墊支，收據可以寫公司名嗎？
可以在落單時說明需要以公司名稱開立，並提供公司名稱及地址；至於個人墊支能否用公司抬頭文件報銷，請先向公司財務確認。
付款後發現訂錯款式，可以取消退款嗎？
鮮花屬訂製產品，訂單確認後不設取消或退款，所以款式、日期和抬頭應在付款前一次核對清楚。
公司抬頭只有英文名稱，可以照用嗎？
可以，抬頭應與公司註冊名稱一致，中文或英文按財務要求提供；請在落單時以文字傳送完整名稱及地址，由客服確認後開立。
代上司訂花，付款人和送花人不同怎麼處理？
文件以付款的公司或個人為準，卡片則寫實際送花的人。分清兩者的寫法，可參考代訂花時付款人與送花人的分別。
準備好公司抬頭、地址及採購編號後，可在網站落單或 WhatsApp 6301 4433，並在第一則訊息寫明需要正式發票。客戶開張、搬遷等常見企業場合，可先參考祝賀花籃系列。
